Co je to apostila

Nejdříve si pojďme blíže představit pojem apostila. Apostilou se rozumí vyšší stupeň ověření podpisu a otisku razítka listiny a její pravosti. Použití apostily je definováno Haagskou úmluvou o apostile, která byla přijata v roce 1961. Dokument, který je opatřený apostilou, je uznávaný v členských státech této úmluvy bez nutnosti dalších ověřovacích kroků, jako je superlegalizace.

Apostila má standardizovanou podobu dle Haagské úmluvy a obsahuje základní informace o dokumentu, jako je datum vydání nebo podpis ověřovatele.

Proč apostila vznikla?

Cílem apostily bylo zjednodušit a standardizovat proces ověřování pravosti dokumentů při jejich používání mezi státy. V době, kdy ještě apostila nebyla zavedena, bylo nutné dokumenty ověřovat několika různými úřady, což bylo velmi zdlouhavé a nákladné. 

Kdo vydává apostilu?

V České republice apostilu vydává Ministerstvo zahraničních věcí ČR a v případě dokumentů, které vydaly justiční a notářské orgány, Ministerstvo spravedlnosti ČR a notářská komora ČR.

Jaké jsou příklady použití apostily?

Apostila se využívá například při ověřování rodného listu při sňatku v zahraničí, ověření diplomu pro studium nebo práci v jiném státě nebo pro ověření výpisu z obchodního rejstříku při zakládání společnosti ve státech, které podepsaly Úmluvu o apostile.

Co je to superlegalizace

Také superlegalizace je vyšším stupněm ověření dokumentů. Používá se však v zemích, které nejsou signatáři Haagské úmluvy. Proces superlegalizace vyžaduje ověření dokumentu na několika úrovních, jedná se tedy o komplexnější proces než v případě apostily.

V jakých zemích je nutná superlegalizace?

Jak už jsme nastínili výše, dokumenty je nutné superlegalizovat v případě jejich předkládání v zemích, které nepodepsaly Haagskou úmluvu o apostile a zároveň nemají s Českou republikou uzavřenou bilaterální smlouvu o zjednodušeném ověřování dokumentů. K těmto zemím patří například Egypt, Spojené arabské emiráty nebo Thajsko a Indonésie.

Jaký je postup superlegalizace dokumentů a listin

Prvním krokem je získání ověření od ústředního orgánu státní správy nadřízeného orgánu, který listinu vydal. Například v případě matričních dokladů, jako jsou rodné nebo oddací listy, je nutné je ověřit příslušným krajským úřadem nebo úřadem s rozšířenou působností.

Následně je třeba listinu předložit k dalšímu ověření na Ministerstvu zahraničních věcí ČR, které ověří pravost podpisu a razítka předchozího ověřovacího úřadu. Nakonec je nutné, aby listinu ověřil v Česku sídlící zastupitelský úřad (velvyslanectví nebo konzulát) země, ve které budete dokument používat.

Jaké jsou příklady použití superlegalizace?

Bez superlegalizace byste se neobešli například v případě, že by vaše česká firma chtěla expandovat do Egypta a vy chtěli v Egyptě společnost registrovat, k čemuž je nutné mimo jiné předložit výpis z obchodního rejstříku. Dalším příkladem může být situace, kdy byste chtěli získat zaměstnání v zemi, jež vyžaduje superlegalizaci dokumentů.

Apostila a superlegalizace se neobejdou bez soudního překladu dokumentu

Ověřovací doložka v podobě apostily nebo superlegalizace je vystavována v českém jazyce. Abyste mohli ověřovací doložky a listiny předložit v zahraničí, je tedy nezbytné je nechat přeložit do příslušného jazyka. Prostý překlad však v tomto případě nestačí, úřadům musíte předložit soudní překlad neboli úředně ověřený překlad, který může vyhotovit pouze soudem jmenovaný překladatel.

Je ve všech zemích vyžadovaná apostila nebo superlegalizace?

Pro uznávání veřejných listin v zahraničí není vždy nutné dokumenty opatřit apostilní doložkou ani je superlegalizovat. S některými státy má totiž Česká republika uzavřenou bilaterální smlouvu, která veřejné listiny osvobozuje od jakéhokoliv dalšího ověřování. Jedná se například o Slovensko, Polsko, Rakousko, Portugalsko, Francii, Itálii a řadu dalších. V tomto případě je nutné listiny pouze soudně přeložit.

Časté chyby při vyřizování soudního překladu, apostily a superlegalizace

Na jaké chyby si dát pozor, pokud potřebujete v zahraničí předložit české dokumenty, případně českým úřadům předložit zahraniční dokumenty?

• Nesprávná volba mezi apostilou a superlegalizací – Poměrně často se stává, že lidé podají žádost o apostilu, ale dokumenty jsou určené do země, která vyžaduje superlegalizaci. Ověřte si proto, jaké ověření daná země požaduje.
• Neplatnost nebo zastaralost dokumentů – I když samotné ověření má neomezenou platnost, myslete na to, že některé dokumenty omezenou platnost mají a je nutné je před použitím obnovit. Příkladem může být výpis z rejstříku trestů. Nový dokument vyžaduje i nové ověření.
• Nesprávný typ překladu – Není překlad jako překlad. Jednou z nejčastějších chyb je předložení oficiálních listin, které jsou přeloženy pouze klasickým překladem. Pro oficiální účely je zpravidla požadovaný soudní neboli úředně ověřený překlad.
• Nesprávné pořadí ověřování a překladu – Obvykle bývá nutné ověřit originální dokument apostilou nebo superlegalizací a až poté zajistit soudní překlad.

V I.L.T.S. Praha vám rádi zajistíme soudní překlad i ověření dokumentů

Potřebujete soudní překlad nebo vyřídit apostilu či superlegalizaci? Na tyto služby se naše společnost I.L.T.S. Praha specializuje už 20 let. Pokud se chcete lépe zorientovat v procesu legalizace dokumentů, můžete využít možnost online konzultace nebo u nás online objednat úředně ověřený překlad i legalizaci dokumentů.

Na vyřízení apostily nebo superlegalizace nemusíte být sami. Rádi se o celý proces postaráme za vás, a to včetně zajištění soudního překladu.